Аренда зала в Киеве. Как правильно подобрать зал для мероприятия?

           За все время организации мероприятий студия “Голая правда” сталкивалась со многими нюансами, касающимися аренды зала и, как оказалось, подбор площадки для проведения ивента является очень важной составляющей во всем процессе организации и очень сильно влияет как на общую атмосферу всего события, так и на ее детали. Здесь, в первой части разговора на эту тему, мы поделимся своим опытом, опишем те площадки, которыми пользовались непосредственно, и дадим важные рекомендации, которые могут оказаться полезными при принятии решения об аренде того или иного зала. Стоит отметить, что речь пойдет о деловых, развлекательных и познавательных событиях с количеством зрителей от 100 человек и больше.

Стоимость аренды зала

           Площадок в Киеве много, но не каждая может похвастаться доступной фиксированной ценой, в которую входил бы весь спектр нужных услуг для организатора: звук, свет, сцена, охрана, обслуживание и прочие мелкие детали, которые в день проведения мероприятия играют очень важную роль. Поэтому, даже если вам предлагают низкую стоимость аренды зала, обратите внимание на все вышеперечисленные составляющие, ведь, скорее всего, при условной стоимости 5 тысяч гривен с вас могут затребовать дополнительную оплату коммунальных услуг, охраны и человека, которого владельцы помещения специально наняли чтобы “включать свет”… - как вариант.

(Звук, свет, экран, сцена, скатерти - могут являться дополнительными опциями зала)

Также (учитывая, что мы - “Голая правда”), просто обязаны обратить внимание на то, что особенно пристального вашего взгляда должны заслуживать помещения коммунальной собственности. Если вам придется с ними работать, то перед тем как воспользоваться залом, вы, скорее всего, столкнетесь (и будьте к этому готовы!) с тем, что сначала должны будете получить письменное разрешение от соответствующих органов, перед этим написав и отправив заявление с просьбой выделить зал и “попросить заплатить им деньги”. После одобрения, о котором вам необходимо напоминать сотрудникам госорганов (бумажка может затеряться), вы сможете получить разрешение на доступ к площадке…

У студии “Голая правда” был случай, когда в день проведения мероприятия необходимо было покупать ведра для мусора с пакетами и мыло с туалетной бумагой в санузел, так как денег на это “держава” не выделяет. И что примечательно: аренда зала “у государства” – удовольствие не из дешевых - и в некоторых случаях превышает среднюю рыночную стоимость достойной частной площадки. Короче, простите за слово, - издеваться система умеет “без мыла”. Будьте аккуратны и помните, что все сложности не из-за сотрудников коммунальной собственности, а непосредственно из-за “государственной машины”, в условиях деятельности который мы пока вынуждены жить.

(Схема зала. Распределение гостей Голой правды)

По нашим меркам правильная стоимость аренды зала для вашего мероприятия должна составлять не более 1/6 так называемого «максимального чека» при полной посадке на площадке. Что это значит? Например, вы планируете собрать на ваш ивент 300 человек (это полный зал). Пускай средняя стоимость билета - 400 гривен. Суммарная стоимость составит - 120 000 гривен. Выбирайте площадку, которая будет стоить не больше 1/6 от суммы проданных билетов при полной посадке. То есть ваша аренда должна составлять максимум 20 000 гривен. В ином случае, как показывает практика, у вас при сведении расходов и доходов увеличивается риск не то что с трудом выйти на ноль, а даже понести потери. С учетом этого нами рекомендуется оптимальный коэффициент - 1/10, который в максимуме может составить - 1/6.

Месторасположение зала для проведения мероприятия

           Весьма ошибочным представляется мнением организатора ивента, что зал нужно арендовать в центре города. Это не всегда верно. В первую очередь, надо подумать о тех людях, которых вы ожидаете. Необходимо учесть день недели и время начала события. К примеру, если вы назначаете мероприятие на вечер пятницы, стоит хорошо подумать над тем, правильным ли будет ваш выбор зала в центре города, так как добираться туда в режиме «пробок» либо в переполненном метро вашему зрителю будет весьма неудобно. Старайтесь выбирать площадку, которая сможет предоставить парковку для автомобилей и будет находиться недалеко от метро. Учтите при этом наиболее комфортный день недели и наиболее удобное время начала события. Суббота - это во многих случаях оптимальный вариант, если вы не запланировали мероприятие летом, так как у вашего зрителя может появиться выбор между шашлыками на озере и вашим мероприятием. Большая вероятность того, что этот выбор будет совсем не в вашу пользу. Хотя спасением может явиться бесплатная раздача шашлыков на вашем событии. Об этом также можно подумать:).

Внешний вид и возможности зала

           Многие организаторы мероприятий гордятся тем, что собирают полные залы зрителей, показывая в социальных сетях соответствующие фотографии как доказательство их личного достижения и профессионального мастерства. На самом деле, добиться такого эффекта несложно, если в зале есть возможность в день мероприятия убрать стулья (не реализованные места). Сфотографируйте ваших зрителей под правильным ракурсом, уберите 200 из 400 стульев, билеты на которые не продали - и - “вуаля!”: у вас на картинке полный зал! Это - достаточно удачная уловка и довольно хорошая опция для зала, так как, если места не привинчены к полу, вы можете легко придумывать наиболее удобную для мероприятия расстановку.

(За день до седьмой Голой правды. Свободная расстановка посадочных мест и декорации, которые будут висеть на сцене)

Немаловажную роль играют стандартные декорации, которыми обладают владельцы залов. Не поленитесь поискать в Интернете фотографии мероприятий, которые там проходили, и владельцами которых преимущественно являлись организаторы, а не арендодатели. Таким образом, вы сможете оценить и проанализировать недостатки и преимущества фотосъемки, которая является неотъемлемой частью любого ивента. Стоит также отметить, что декорации, фон, красивая сцена арендодателя уменьшают ваши собственные затраты. Кроме фотографий с мероприятий, обращайте внимание на видеосъемку, промо ролики с ивентов: достаточно ли света? хороший ли фон? с каких точек больше снимают подрядчики других организаторов?.. Кстати, чем больше аматорства в таких промо роликах, тем больше недостатков зала вы сможете увидеть, чтобы не допустить их на своем событии. Это важно!

На каждом мероприятии присутствуют партнеры организаторов, которым необходимо себя проявить. Многие из них предоставляют свои баннеры, растяжки и другие рекламные конструкции. Позаботьтесь о том, чтобы в помещении, в котором вы снимаете зал, присутствовали зоны для размещения партнеров. Вам за это скажут спасибо ;).

(Голая правда 1. Не эстетический пример размещения баннеров)

(Отдельная зона для фото на девятой Голой правде ко Дню Киева)

(Как пример удачного проявления партнеров при помощи зоны для фото)

В случае, если вам необходимо снять в аренду помещение клубного формата, обращайте внимание на посадку зрителей: во многих случаях в клубах 10-15% посадочных мест размещаются вне видимости сцены. Поэтому сразу в ваших подсчетах рекомендуется отметить, что 20-50 человек на данных местах сцену видеть не будут и туда необходимо усадить организаторов-помощников либо другой персонал. Ни в коем случае не стоит продавать места, с которых ограничивается видимость сцены и зала. Это может вызвать большой негатив со стороны ваших зрителей. Помните, что даже один объективный, толковый негативный отзыв о вашем мероприятии может принести много хлопот при организации следующего вашего проекта. Старайтесь не «косячить» :).

Вентиляция помещения. “Голая правда” дважды имела неприятности с залами, в одном из которых было слишком холодно (он был без отопления и об этом владельцы помещения по каким-то причинам забыли упомянуть), а в другом - просто отсутствовали кондиционеры :) при сорокаградусной жаре, при отсутствии даже элементарной вентиляции в помещении. Нам долго было стыдно перед аудиториями в 800 и 450 человек. Приходилось изворачиваться :).

(Первая Голая правда столкнулась с отсутствием отопления в зале)

Обращайте внимание на залы, в которых мероприятия проходят постоянно. Сотрудники таких площадок обладают богатым опытом обслуживания, сталкивались со многими проблемами и знают, как их решать. Не стесняйтесь спрашивать о мелочах, даже если они будут казаться вам смешными. Акцентируйте внимание на арендодателях, которые говорят: “Мы все «порешаем»!” - и не верьте им. Уточняйте все детали. И если вы уже договорились о цене, провели мероприятие, а в сторону арендодателя остались критические замечания, - не старайтесь уменьшать стоимость оплаты и не спорьте. Вам важно сохранить своё имя, а Киев - слишком маленький город, чтобы конфликт остался незамеченным. Поэтому - полных вам залов и незабываемых впечатлений :)!

(За полчаса до начала Голой правды - 5. Технический сотрудник заканчивает настраивать свет. В зал уже сходятся гости)

Читайте вторую часть статьи, где мы поделимся своим опытом и расскажем всю «голую правду» о тех площадках, на которых нам приходилось работать.

Если вам понравилась эта статья либо была для вас полезна, пожалуйста, поделитесь ею. Мы раскручиваем наш сайт и пытаемся создавать для вас качественный контент. Спасибо!

Автор: Антон Филипчук.